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Dans un monde où la gestion administrative peut parfois sembler plus complexe que de défier les lois de la gravité, engager une assistante indépendante peut être la solution idéale pour optimiser votre efficacité administrative. Comme l’a dit Wernher Von Braun, “Nous sommes capables de défier les lois de la pesanteur, mais, quelquefois, nous nous trouvons submergés par la paperasse”. Cette citation illustre parfaitement les défis auxquels les entreprises sont confrontées au quotidien. En France, la bureaucratie est souvent perçue comme un obstacle majeur, même si des efforts sont faits pour simplifier les démarches

Ce n’est un secret pour personne : en France, nous sommes les champions de la paperasse. Même notre Premier Ministre déclare que la bureaucratie française est trop compliquée !

“Des professeurs de finance des universités de Columbia et de Shanghai ont examiné une enquête conduite par un groupe de réflexion belge auprès des chefs de 15 000 entreprises dans sept pays européens. Ce groupe de réflexion leur a notamment demandé s’ils se sentaient freinés dans leurs investissements à cause du poids des normes, des contraintes administratives. Près de la moitié des chefs d’entreprises français ont dit se sentir freinés.”

Je nuancerai cependant mes propos, en soulignant le développement des démarches en ligne, des guichets uniques à destination des particuliers (France Services) comme des entreprises (INPI), des communications automatiques entre les différents organismes (URSSAF, DGI, …), etc. On notera bien évidemment encore quelques couacs (sinon ce serait trop simple 😅), mais tout cela ne va-t-il finalement pas dans le bon sens ? Une question se maintient pourtant : va-t-on enfin un jour se débarrasser définitivement de la lourdeur bureaucratique ? Pas sûr…

NB : Je garderai tout au long de mon article le terme d’assistante au féminin, et d’autres termes au masculin. Cependant, je ne le fais que pour des raisons de lisibilité et d’accessibilité numérique de mon article (eh oui les algorithmes de Google ne sont pas encore capables d’associer un mot-clé en écriture inclusive à une requête non-inclusive). Mais, je vous prie de croire que je n’exclue personne de mes propos !

Être efficace est une priorité dans le monde professionnel actuel

Comme vous l’aurez compris, il est primordial d’accorder une importance toute particulière à votre efficacité administrative. Elle sera l’un des facteurs de votre réussite.

Tout d’abord, si vous êtes efficace dans votre gestion administrative, vous vous dégagez un temps considérable, que vous pouvez alors investir sur d’autres priorités, mais surtout votre cœur de métier. Il me semble évident qu’un menuisier prendra bien plus de plaisir à concevoir et construire un nouveau meuble, qu’à se débattre avec son rapprochement comptable ou la relance d’impayés.
Une gestion optimisée réduit également vos coûts opérationnels. Par exemple, payer votre URSSAF dans les délais évite toute majoration. Un exemple parmi tant d’autres…

De plus, comme évoqué précédemment, vous dégager du temps vous permet de vous recentrer sur d’autres priorités, comme envoyer vos devis ou vos commandes, répondre plus rapidement à des réclamations, … Votre réactivité ne peut qu’améliorer la satisfaction de vos clients, entrainer une meilleure réputation, et par conséquent une fidélisation plus accrue. Vous inspirez confiance !
Avoir plus de temps signifie également pouvoir vous consacrer à développer de nouvelles idées, de nouveaux produits ou services, etc. Vous pouvez enfin vous recentrer sur l’aspect créatif de votre métier !

Enfin, élément important et non des moindres : la fluidité de votre gestion réduira forcément votre stress. Ne plus recevoir de lettres de relance pour impayés d’un fournisseur ou de l’administration, calmera les nerfs de tout le monde, vous ne pensez pas ? Ainsi, une organisation claire avec des outils de gestion adaptés réduira votre anxiété, augmentera votre motivation et vous offrira un environnement de travail structuré et serein. Le pied, non ? De quoi jeter aux oubliettes un éventuel burnout ou l’envie de fermer votre business !

Qui a dit qu’entreprendre n’était que contraintes ? Soyons réalistes, si vous avez choisi l’entreprenariat au départ, c’est que vous cherchiez une certaine forme de liberté. Alors, si vous vous sentez actuellement prisonnier de votre situation professionnelle, il est grand temps de demander de l’aide ! Avez-vous pensé à externaliser certaines tâches administratives ou des missions qui vous sont trop chronophages ? Une assistante/secrétaire indépendante peut jouer un rôle clé dans l’optimisation de vos processus et ainsi améliorer de manière globale la performance de votre entreprise. Laissez-moi vous en dire plus 😊.

Comment la polyvalence d’une assistante indépendante peut changer votre vie

Je vais vous présenter, dans cette partie, différentes missions pour lesquelles une assistante freelance peut vous apporter son soutien. La liste est cependant non-exhaustive. Elle ne regroupe que les points que j’estime importants. En effet, l’avantage majeur d’une assistante indépendante est sa capacité à adapter ses services selon vos besoins spécifiques (et même votre budget).

Gestion du temps et des priorités

Tout d’abord, une secrétaire indépendante peut vous aider à prioriser vos tâches. Avoir trop la tête dans le guidon peut parfois vous faire perdre de vue l’essentiel. Le rôle de l’assistante est alors de vous aider à rester concentré, motivé et surtout à ne pas vous disperser. En toute logique, elle va donc vous aider à structurer votre emploi du temps, en gérant votre planification (agenda, rendez-vous, réunions, etc.) et vous proposera des outils de gestion de temps, faits pour vous simplifier le quotidien (on oublie les 500 post-it qui retapissent les murs de votre bureau 😉).

Certaines secrétaires, compétentes aussi en gestion de projets, vous aideront à suivre vos divers chantiers et opérations. Elles veilleront à ce que chaque étape soit réalisée dans les délais impartis, ce qui vous permettra alors de vous concentrer sur les missions en elles-mêmes. Plus de stress à savoir où vous en êtes. Afin de fluidifier vos processus de travail, elles vous proposeront sûrement aussi une mise en place d’outils de gestion et vous aideront à leur prise en main.
Lorsqu’on développe un projet, on a tendance à le considérer comme notre bébé et on a bien trop souvent l’envie de vouloir tout faire de A à Z (croyez-moi, je parle en toute connaissance de cause 🤦‍♀️). Néanmoins, pour notre santé mentale, Il vaut mieux apprendre à déléguer, à faire confiance et savoir tirer également parti des nouveaux outils technologiques désormais à notre disposition.

Automatisation et digitalisation

L’assistante indépendante (aussi appelée assistante virtuelle – eh oui, le terme n’est pas réservé qu’à l’intelligence artificielle), du fait de son cœur de métier, est en général à la pointe des dernières avancées digitales. Elle peut ainsi vous aider à mettre en place des outils numériques, vous permettant notamment d’automatiser les tâches répétitives, vous faisant gagner derrière un temps plus que précieux, mais surtout en accroissant votre efficacité opérationnelle. En effet, il est possible d’automatiser la gestion de vos : e-mails, tâches commerciales, stocks, processus comptables, etc.

Enfin, collaborer avec une assistante virtuelle passe souvent par une dématérialisation de vos documents (avec, évidemment, une mise en place de protocoles pour renforcer la sécurité et la confidentialité de vos données). Elle met ensuite en place un système de classement numérique, permettant ainsi une gestion administrative optimale et un accès plus efficace à vos informations.

Amélioration de la communication

Récemment, en discutant avec un ami plombier, nous rigolions (pour ne pas pleurer 😅) du comportement parfois très limite de certains clients. En effet, certains l’appellent parfois le dimanche matin, car ils sont alors sûrs qu’il est « disponible ». Il a été tellement usé par le comportement de ses clients, qu’il est en pleine reconversion professionnelle et va fermer prochainement son entreprise. N’est-il pas regrettable d’en arriver là, après avoir passé tant d’années à développer son projet ?

Recourir à une assistante peut être une solution avant d’en arriver à une mesure si extrême. En effet, elle peut gérer votre standard téléphonique, vos e-mails et courriers. Elle filtre vos appels et assure une communication fluide avec vos clients, fournisseurs et partenaires. Prenons un autre exemple : les IDE (infirmiers diplômés d’état). Il semble logique qu’ils préfèrent se concentrer sur la route ou sur les soins auprès de leurs patients, plutôt que d’être dérangés constamment par des appels téléphoniques. Faire appel à une secrétaire, pouvant répondre immédiatement aux appels, permet alors la satisfaction de tous.

Support à la prise de décision

Entreprendre seul(e) peut également être une source de stress infini sur un sujet en particulier : prend-on les bonnes décisions ? Evidemment, il y aura toujours une part d’aléas et de risques imprévus. Néanmoins, une assistante peut vous aider à prendre ces décisions difficiles, en effectuant des travaux de recherches et d’analyse. Elle peut ainsi vous fournir des rapports détaillés, incluant des analyses de performance, des chiffres clés et des recommandations d’amélioration.

Votre assistante peut également effectuer une veille sur les évolutions réglementaires de votre secteur, les tendances du marché, etc., vous permettant alors de rester informé et dans la capacité de vous adapter rapidement aux changements éventuels : votre entreprise peut donc rester compétitive sur votre marché.

Une experte digne de confiance

Enfin, l’assistante freelance, plus qu’une prestataire de services, peut devenir un véritable partenaire pour votre entreprise. En effet, les assistantes indépendantes sont issues de parcours professionnels suffisamment riches et variés leur permettant de s’adapter facilement à vos divers besoins.
Elles sont également parfois issues de secteurs spécifiques (juridique, médical, événementiel, etc.), ce qui en fait des spécialistes capables de s’ajuster aux exigences particulières du secteur professionnel de votre entreprise.

Les avantages de faire appel à une assistante indépendante

Comme vous l’aurez sûrement compris, le principal atout de l’externalisation est un gain de temps considérable, vous permettant alors de vous concentrer sur d’autres activités. Déléguer les tâches chronophages vous donne l’opportunité de vous focaliser sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, l’assistante, grâce à son expérience, est dans la capacité d’exécuter ces tâches plus rapidement que vous, et avec une grande précision. Optimiser votre temps de travail permet alors d’améliorer la productivité globale de votre entreprise.

De plus, la gamme variée des compétences d’une assistante peut représenter un atout majeur, notamment pour une entreprise de petite taille ne pouvant se permettre financièrement d’embaucher plusieurs profils. Elle peut également vous apporter des idées innovantes et une nouvelle perspective, enrichissant ainsi les processus internes de votre entreprise.

Engager une assistante indépendante, c’est aussi bénéficier de son expertise, acquise auprès de ses clients et divers employeurs passés, dans des domaines variés (juridique, médical, etc.). Elle possède par ailleurs une connaissance approfondie des outils et logiciels nécessaires à la bonne exécution des missions que vous lui confierez. Son savoir-faire vous assure alors un service de première qualité.

D’ailleurs, étant elle-même chef d’entreprise, l’assistante freelance se doit d’accorder une grande importance à la qualité de son travail. Son professionnalisme se traduit notamment par un respect strict des délais et une rigueur dans son travail. Elle est également tenue à la confidentialité, garantissant la sécurité de vos données. La satisfaction de ses clients est forcément une priorité, si elle souhaite faire prospérer sa propre entreprise.

Contrairement à un salarié, une secrétaire indépendante offre une implication et une disponibilité accrues. Elle se doit de garantir une prise en charge rapide et efficace de vos demandes. L’entrepreneuriat lui exige d’avoir la culture du résultat. Aucun absentéisme possible. Elle s’adaptera plus facilement aux horaires et à vos besoins spécifiques, intervenant pour des missions ponctuelles ou un soutien régulier, selon la fluctuation de vos activités. Cela vous permet de bénéficier d’un support administratif, sans les contraintes liées à la gestion d’un salarié permanent, tels que les congés payés ou des absences imprévues. La secrétaire freelance se doit d’offrir un service irréprochable et d’être impliquée à 100% dans ses missions, car sa réputation est cruciale pour la pérennité de son activité.

Elle est d’ailleurs habituée à travailler avec différents clients, chacun ayant ses propres exigences et méthodes de travail. Cette adaptabilité nécessaire lui permet donc de s’intégrer rapidement à tout type d’environnement et de s’ajuster à vos priorités. Elle offre bien souvent des solutions évolutives et personnalisées à vos besoins et à votre budget. Son credo se résume je crois bien à un seul mot : flexibilité.

En outre, faire appel à une assistante freelance peut vous aider à réaliser des économies significatives. En effet, vous évitez les coûts inhérents à l’embauche d’un salarié (charges sociales, avantages sociaux, dépenses en formations, investissements en matériel, …). Par ailleurs, ses services s’adaptent selon vos besoins réels, évitant ainsi toute dépense inutile. En résumé, vous ne payez que ce que vous consommez. Cela vous permet ainsi de maîtriser votre budget, tout en bénéficiant d’un soutien de qualité. D’autre part, les frais d’une assistante indépendante sont bien souvent déductibles de vos impôts.

Enfin, la majorité des assistantes proposent leurs services en présentiel mais également à distance. Hélas, malgré toute la période Covid et le recours au télétravail, il semble qu’en France, nous faisons désormais machine arrière (j’ouvrirai probablement le débat dans un futur article sur cette habitude de micro-management, récurrente en France). Néanmoins, recourir à une assistante virtuelle et au travail à distance représente je pense un gros avantage : vous pouvez bénéficier de compétences, sans être limité par la géographie. Par ailleurs, les outils de communication et de collaboration actuels permettent une gestion fluide du travail. Il vous est alors possible de trouver la personne la plus qualifiée pour répondre à vos besoins.

L’externalisation : une approche souple, productive et avantageuse

Comme vous l’aurez compris, recourir à une assistante/secrétaire indépendante constitue une solution flexible, efficace et économique pour une gestion administrative optimisée de votre entreprise. En plus de vous aider à mieux gérer votre temps, elle peut devenir un véritable support opérationnel et moral.

Sa polyvalence, son expertise et sa disponibilité en font un réel partenaire de confiance, capable de s’adapter à vos besoins évolutifs, dans un monde professionnel concurrentiel et en constante mutation. Elle offre ainsi à votre entreprise d’excellentes chances de réussite et de pérennisation de votre activité.